Ας είμαστε αληθινοί: τίποτα δεν εκτροχιάζει μια αεροπορική αποστολή εμπορευμάτων πιο γρήγορα από την έλλειψη γραφειοκρατίας.
Μπορείτε να πληρώσετε για την ταχύτερη διαθέσιμη υπηρεσία μεταφοράς φορτίου αεραγωγών, αλλά εάν το εμπορικό τιμολόγιο έχει τυπογραφικό λάθος ή η λίστα συσκευασίας σας δεν ταιριάζει με τα πραγματικά εμπορεύματα, το τελωνείο θα επισημάνει την αποστολή σας. Και τότε είστε κολλημένοι. Συσσωρεύονται καθυστερήσεις. Αυξάνονται οι χρεώσεις αποθήκευσης. Το παράθυρο επείγουσας παράδοσης κλείνει. Είναι ένα εφιαλτικό σενάριο που διαδραματίζεται κάθε μέρα στον κόσμο των logistics.
Τα καλά νέα; Η σωστή λήψη των εγγράφων σας είναι απλή όταν ξέρετε τι να προετοιμάσετε. Στην XMAE Logistics, τα έχουμε δει όλα: από την πρώτη- φορά που οι εξαγωγείς χάνουν το πιστοποιητικό προέλευσής τους, μέχρι τους έμπειρους αποστολείς που επισημαίνονται για λανθασμένους κωδικούς HS. Γι' αυτό δημιουργήσαμε αυτόν τον οδηγό χωρίς-αφράτο για τεκμηρίωση αεροπορικών μεταφορών. Θα σας καθοδηγήσουμε σε όλα όσα χρειάζεστε, θα σας εξηγήσουμε γιατί κάθε έγγραφο είναι σημαντικό και θα σας δείξουμε πώς βοηθάμε τους πελάτες μας να περάσουν τα τελωνεία.
Αλλά πριν βουτήξουμε στη λίστα, ορίστε έναν γρήγορο έλεγχο πραγματικότητας. Μερικές φορές το φορτίο σας δεν χρειάζεται να πετάξει. Για αποστολές που είναι επείγουσες αλλά όχι αρκετά επείγουσες για να δικαιολογήσουν το υψηλότερο κόστος των αεροπορικών μεταφορών, συχνά προτείνουμε αυτό που ονομάζουμεΩκεανός Αεροπορικώςστρατηγική: χρήση επιλογών premium θαλάσσιων εμπορευματικών μεταφορών, όπως η δρομολόγηση σκαφών ταχείας κυκλοφορίας, για να μετακινήσετε τα εμπορεύματα πιο γρήγορα από την τυπική ναυτιλία, χωρίς να πληρώσετε για αεροπορικό εισιτήριο. Είναι μια έξυπνη μέση λύση που αρέσει σε πολλούς από τους πελάτες μας. Αλλά όταν χρειάζεστε απολύτως την ταχύτητα του αέρα, τα ακόλουθα έγγραφα είναι αδιαπραγμάτευτα.
Τα βασικά έγγραφα που πρέπει οπωσδήποτε να έχετε (χωρίς εξαιρέσεις)
Σκεφτείτε το ως το πακέτο εκκίνησης αεροπορικών εμπορευμάτων. Κάθε αποστολή χρειάζεται αυτά, ανεξάρτητα από το πού πηγαίνει ή τι στέλνετε.
1. Εμπορικό Τιμολόγιο
Αυτό είναι το μεγάλο. Οι τελωνειακές αρχές χρησιμοποιούν το εμπορικό σας τιμολόγιο για να καθορίσουν την αξία των εμπορευμάτων σας, τον φόρο που θα χρεωθεί και εάν όλα είναι νόμιμα.
Τι να συμπεριλάβετε:Στοιχεία αποστολέα και παραλήπτη (πλήρη ονόματα και διευθύνσεις, χωρίς συντομογραφίες), αναλυτικές περιγραφές προϊόντων (να είστε συγκεκριμένοι!), Κωδικοί HS για κάθε προϊόν, ποσότητες, τιμές μονάδας, συνολική αξία, νόμισμα, όροι πληρωμής και Incoterms.
Επαγγελματική συμβουλή:Το τιμολόγιό σας πρέπει να ταιριάζει ακριβώς με τη λίστα συσκευασίας και την αεροπορική σας φορτωτική. Ακόμη και μια μικροσκοπική απόκλιση όπως "100 μονάδες" στο τιμολόγιο και "100 τεμ." στη λίστα συσκευασίας μπορεί να προκαλέσει παρακράτηση τελωνείου. Επίσης, μην υποτιμάτε ποτέ την αποστολή σας για να εξοικονομήσετε δασμούς. Οι τελωνειακοί υπάλληλοι βλέπουν αυτό το κόλπο να έρχεται ένα μίλι μακριά και οι κυρώσεις είναι υψηλές.
2. Λίστα συσκευασίας
Σκεφτείτε τη λίστα συσκευασίας ως τον χάρτη της αποστολής σας. Λέει στα τελωνεία τι ακριβώς έχει μέσα σε κάθε κουτί, πόσο ζυγίζει τα πάντα και πώς είναι συσκευασμένο.
Τι να συμπεριλάβετε:Αριθμός συσκευασιών, διαστάσεις συσκευασίας, μεικτό βάρος και καθαρό βάρος ανά συσκευασία, όγκος, τύπος συσκευασίας (χάρτινο κουτί, παλέτα, κιβώτιο), αναλυτική κατανομή περιεχομένου ανά συσκευασία και τυχόν ειδικές οδηγίες χειρισμού.
Γιατί έχει σημασία:Όταν τα τελωνεία αποφασίζουν να επιθεωρήσουν μια αποστολή (και το κάνουν, τυχαία), αρπάζουν μερικά κουτιά και ελέγχουν αν τα περιεχόμενα ταιριάζουν με τη λίστα συσκευασίας σας. Εάν δεν ταιριάζουν, η αποστολή σας επισημαίνεται. Τόσο απλό.
3. Αεροπορική Φορτωτική (AWB)
Η αεροπορική φορτωτική είναι το συμβόλαιο μεταφοράς μεταξύ εσάς και της αεροπορικής εταιρείας. Εκδίδεται από τον μεταφορέα εμπορευμάτων ή την αεροπορική εταιρεία και χρησιμεύει τόσο ως απόδειξη όσο και ως εργαλείο παρακολούθησης.
Δύο τύποι που θα συναντήσετε:
Master Air Waybill (MAWB):Εκδίδεται από την αεροπορική εταιρεία στον μεταφορέα.
Φορτωτική αεροπορική εταιρεία House (HAWB):Εκδίδεται από τον μεταφορέα σε εσάς, τον αποστολέα.
Τι πρέπει να ελέγξετε πριν την απογείωση:Βεβαιωθείτε ότι ο αριθμός AWB ταιριάζει με την κράτησή σας, ότι τα στοιχεία αποστολέα/παραλήπτη είναι γραμμένα σωστά (ένα λάθος γράμμα μπορεί να προκαλέσει χάος), οι πληροφορίες και οι ημερομηνίες πτήσης είναι ακριβείς και οι πληροφορίες τεμαχίου/βάρους ευθυγραμμίζονται με τα άλλα έγγραφά σας.
4. Επιστολή οδηγιών αποστολέα (SLI)
Το SLI σας είναι ακριβώς αυτό που ακούγεται: ένα γράμμα που λέει στον μεταφορέα σας πώς ακριβώς να χειριστεί την αποστολή σας. Εξουσιοδοτεί τον προωθητή σας να εκδώσει το AWB για λογαριασμό σας και παρέχει συγκεκριμένες οδηγίες χειρισμού.
Τι να συμπεριλάβετε:Σαφείς οδηγίες για το χειρισμό φορτίου (απαιτήσεις θερμοκρασίας, προσανατολισμός, όρια στοίβαξης), αιτήματα ασφάλισης, προτιμήσεις εκτελωνισμού και τυχόν ειδικές σημειώσεις σχετικά με τα εμπορεύματά σας. Ένα σαφές SLI γλιτώνει από πονοκεφάλους σε όλους.
Ειδικά έγγραφα που μπορεί να χρειαστείτε (ανάλογα με το φορτίο σας)
Δεν απαιτούνται από κάθε αποστολή, αλλά αν η δική σας τα απαιτεί και δεν τα έχετε έτοιμα, το φορτίο σας δεν πάει πουθενά.
Πιστοποιητικό Προέλευσης (COO)
Ορισμένες χώρες απαιτούν πιστοποιητικό προέλευσης για να επαληθεύσουν πού κατασκευάστηκαν τα προϊόντα σας. Γιατί έχει σημασία αυτό; Επειδή εμπορικές συμφωνίες όπως το RCEP ή το πρόγραμμα ΣΓΠ της ΕΕ προσφέρουν χαμηλότερους δασμούς σε αγαθά από ορισμένες χώρες.
Χωρίς τον κατάλληλο COO, ο αγοραστής σας θα μπορούσε να πληρώσει πολύ περισσότερους φόρους εισαγωγής. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το φορτίο δεν εκτελωνίζει καν.
Δήλωση Επικίνδυνων Εμπορευμάτων & MSDS
Αποστολή οτιδήποτε επικίνδυνου: μπαταρίες (συμπεριλαμβανομένων αυτών στα ηλεκτρονικά), χημικά, αερολύματα, εύφλεκτα υγρά; Τότε χρειάζεστε μια δήλωση επικίνδυνων εμπορευμάτων (DGD) και ένα φύλλο δεδομένων ασφαλείας υλικού (MSDS).
Η έλλειψη αυτών των εγγράφων κατά την αποστολή επικίνδυνων υλικών δεν είναι απλώς καθυστέρηση. Είναι μια παραβίαση ασφάλειας που μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρά πρόστιμα, κατασχεθέν φορτίο, ακόμη και νομικά προβλήματα.
Άδειες & Άδειες Εισαγωγής/Εξαγωγής
Ορισμένες κατηγορίες αγαθών απαιτούν ειδική κρατική άδεια για τη διέλευση των συνόρων. Μιλάμε για φαρμακευτικά προϊόντα, ιατρικές συσκευές, προϊόντα διατροφής, καλλυντικά, γεωργικά προϊόντα, περιορισμένη τεχνολογία και ορισμένες χημικές ουσίες.
Επικοινωνήστε με τη χώρα προορισμού σας πριν την αποστολή. Ορισμένες άδειες χρειάζονται εβδομάδες για να αποκτηθούν. Μην περιμένετε μέχρι το φορτίο σας να είναι ήδη υπό μεταφορά για να το καταλάβετε.
Έντυπα τελωνειακής διασάφησης
Κάθε χώρα έχει τις δικές της απαιτήσεις τελωνειακής διασάφησης. Για αποστολές με προορισμό τις ΗΠΑ-, ενδέχεται να χρειαστείτε μια κατάθεση ISF. Για την ΕΕ, θα χρειαστείτε μια συνοπτική δήλωση εισόδου. Και σχεδόν για κάθε προορισμό, θα χρειαστείτε μια δήλωση εξαγωγής από τη χώρα προέλευσής σας.
Πιστοποιητικό ασφάλισης φορτίου
Οι αεροπορικές μεταφορές είναι στατιστικά πολύ ασφαλείς, αλλά πράγματα εξακολουθούν να συμβαίνουν. Τα εμπορεύματα καταστρέφονται κατά τον χειρισμό. Οι αποστολές καθυστερούν. Σε σπάνιες περιπτώσεις, το φορτίο χάνεται. Ένα πιστοποιητικό ασφάλισης φορτίου προστατεύει τα οικονομικά σας συμφέροντα εάν κάτι πάει στραβά.
Συνιστούμε ανεπιφύλακτα την ασφάλιση φορτίου για κάθε διεθνή αποστολή. Το κόστος είναι ελάχιστο σε σύγκριση με την αξία αυτού που στέλνετε.
Δήλωση Ξύλινης Συσκευασίας (ISPM 15)
Χρησιμοποιείτε ξύλινες παλέτες, κιβώτια ή χωματόδρομο; Πολλές χώρες απαιτούν πιστοποίηση ISPM 15 που αποδεικνύει ότι το ξύλο έχει υποστεί θερμική-επεξεργασία ή υποκαπνισμό για να σκοτώσει τα παράσιτα.
Δεν υπάρχει πιστοποίηση; Ολόκληρη η αποστολή θα μπορούσε να αρνηθεί την είσοδο ή να εξαναγκαστεί σε ακριβό υποκαπνισμό στο λιμάνι προορισμού. Ο αγοραστής σας δεν θα είναι ευχαριστημένος με αυτές τις αιφνιδιαστικές χρεώσεις.
Συνήθη λάθη τεκμηρίωσης αεροπορικών μεταφορών που κοστίζουν πραγματικά χρήματα
Έχουμε δει αυτά τα σφάλματα εκατοντάδες φορές. Αποφύγετε τα και θα εξοικονομήσετε σημαντικό χρόνο, χρήματα και άγχος.
1. Ασυνεπή ονόματα παραληπτών.Το όνομα του παραλήπτη σας θα πρέπει να είναι πανομοιότυπο σε κάθε έγγραφο: τιμολόγιο, λίστα συσκευασίας και AWB. Ακόμη και μικρές διαφορές όπως "ΕΠΕ" έναντι "Περιορισμένη" μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα.
2. Λάθος ή λείπουν κωδικοί HS.Οι κωδικοί HS καθορίζουν το ποσοστό δασμών και τις ρυθμιστικές απαιτήσεις σας. Ένας εξαψήφιος- κωδικός HS είναι το συνολικό ελάχιστο. Πολλές χώρες απαιτούν οκτώ ή και δέκα ψηφία.
3. Μη δηλωμένα επικίνδυνα εμπορεύματα.Ποτέ μην προσπαθήσετε να περάσουν μπαταρίες ή χημικά χωρίς την κατάλληλη δήλωση. Ο έλεγχος ασφαλείας του αεροδρομίου πιάνει τακτικά αδήλωτα επικίνδυνα εμπορεύματα και οι συνέπειες είναι σοβαρές.
4. Λείπουν υπογραφές ή σφραγίδες.Ορισμένες τελωνειακές αρχές εξακολουθούν να απαιτούν πρωτότυπες υπογραφές και εταιρικές σφραγίδες σε ορισμένα έγγραφα. Το ψηφιακό γίνεται όλο και πιο κοινό, αλλά πάντα επιβεβαιώστε τις απαιτήσεις με τη χώρα προορισμού σας.
Πώς η XMAE Logistics κάνει την τεκμηρίωση αεροπορικών φορτίων ανώδυνη
Ξέρουμε ότι αυτό ακούγεται πολύ να το διαχειριστούμε. Και ειλικρινά, για πρώτη- φορά ή περιστασιακό αποστολέα, μπορεί να αισθάνεται υπερβολικό. Εκεί μπαίνουμε.
Στην XMAE Logistics, δεν μεταφέρουμε απλώς φορτίο από το σημείο Α στο σημείο Β. Διασφαλίζουμε ότι η τεκμηρίωσή σας είναι πλήρης, ακριβής και συμβατή προτού η αποστολή σας φύγει από το έδαφος. Εδώ είναι τι σημαίνει αυτό πραγματικά για εσάς.
Μια αφοσιωμένη ομάδα που αντιλαμβάνεται τα προβλήματα πριν συμβούν
Οι ειδικοί μας στην τεκμηρίωση εξετάζουν κάθε έγγραφο πριν από την υποβολή. Ελέγχουμε για ασυνεπή ονόματα παραληπτών, αναντιστοιχία βαρών και μετρήσεων τεμαχίων, υπογραφές που λείπουν, λανθασμένους κωδικούς HS και ελλιπή τελωνειακά έντυπα. Αντιλαμβανόμαστε τα λάθη που διαφορετικά θα προκαλούσαν τελωνειακές παρακρατήσεις.
Δεκαετίες συνδυασμένης εμπειρίας=Μηδενική εικασία
Η ομάδα μας διαχειρίζεται διεθνείς αεροπορικές μεταφορές εμπορευμάτων εδώ και χρόνια. Γνωρίζουμε τις συγκεκριμένες απαιτήσεις για διαφορετικές χώρες. Κατανοούμε τους τελευταίους κανονισμούς της IATA και τις αλλαγές στους τελωνειακούς κανόνες. Όταν λέμε ότι χρειάζεται ένα έγγραφο, είναι απαραίτητο. Όταν λέμε ότι δεν είναι, σας εξοικονομούμε περιττή εργασία.
100+ Παγκόσμιοι πράκτορες + Ισχυρές αεροπορικές σχέσεις
Μέσω του παγκόσμιου δικτύου πρακτόρων μας στο εξωτερικό και των μακροχρόνιων-συνεργασιών μας με μεγάλες αεροπορικές εταιρείες, διασφαλίζουμε ότι η τεκμηρίωσή σας γίνεται σωστά και στα δύο άκρα. Χωρίς μεταφραστικά σφάλματα. Δεν λείπουν άδειες. Κανένα δάχτυλο-δεν δείχνει ποιος έχασε ποια φόρμα.
IATA-Εγκρίθηκε και πλήρως αδειοδοτημένο
Η XMAE Logistics διαθέτει εγκρίσεις IATA, FIATA, FMC και NVOCC. Αυτά δεν είναι απλά φανταχτερά αρκτικόλεξα. Σημαίνουν ότι είμαστε εξουσιοδοτημένοι να εκδίδουμε αεροπορικές φορτωτικές, να χειριζόμαστε τον εκτελωνισμό και να λειτουργούμε σύμφωνα με τα υψηλότερα ρυθμιστικά πρότυπα στον κλάδο. Όταν εργάζεστε μαζί μας, συνεργάζεστε με έναν πλήρως διαπιστευμένο μεταφορέα που αναγνωρίζουν και εμπιστεύονται οι παγκόσμιες τελωνειακές αρχές.
Προληπτικό, Όχι Αντιδραστικό
Δεν περιμένουμε να εμφανιστούν προβλήματα. Η ομάδα μας παρακολουθεί προληπτικά κάθε αποστολή. Εάν εντοπίσουμε ένα πιθανό ζήτημα τεκμηρίωσης, επικοινωνούμε αμέσως μαζί σας για να το επιλύσουμε πριν το φορτίο σας φτάσει στο αεροδρόμιο.
Η κατώτατη γραμμή: Λάβετε σωστά τα έγγραφά σας, μετακινήστε το φορτίο σας
Οι αεροπορικές μεταφορές είναι το καλύτερο στοίχημά σας όταν η ταχύτητα έχει σημασία. Αλλά η ταχύτητα δεν σημαίνει τίποτα εάν το τελωνείο επισημαίνει την αποστολή σας για προβλήματα γραφειοκρατίας.
Ξεκινήστε με το εμπορικό τιμολόγιο, τη λίστα συσκευασίας, την αεροπορική φορτωτική και την επιστολή οδηγιών του αποστολέα. Προσθέστε πιστοποιητικό προέλευσης, δηλώσεις επικίνδυνων εμπορευμάτων, άδειες εισαγωγής/εξαγωγής και τελωνειακά έντυπα όπως απαιτείται από τον τύπο φορτίου και τη χώρα προορισμού σας. Και για την αγάπη των logistics, βεβαιωθείτε ότι κάθε έγγραφο είναι συνεπές.
Αν σας φαίνεται κάτι περισσότερο από ό,τι θέλετε να χειριστείτε, γι' αυτό εξυπηρετούν οι μεταφορείς. Στην XMAE Logistics, αφαιρούμε την πολυπλοκότητα της διεθνούς αποστολής, ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Θα ελέγξουμε την τεκμηρίωσή σας, θα διορθώσουμε σφάλματα προτού προκαλέσουν καθυστερήσεις και θα βεβαιωθούμε ότι το φορτίο σας εκτελωνίζεται ομαλά.
Συχνές Ερωτήσεις
Ε: Πόσο νωρίτερα πρέπει να προετοιμάσω τα έγγραφα αεροπορικής μεταφοράς εμπορευμάτων;
Στην ιδανική περίπτωση, έχετε έτοιμο το πλήρες πακέτο τεκμηρίωσής σας τουλάχιστον 72 ώρες πριν από την προγραμματισμένη αναχώρησή σας. Αυτό μας δίνει χρόνο να αναθεωρήσουμε τα πάντα, να συλλάβουμε τυχόν σφάλματα και να κάνουμε διορθώσεις εάν χρειάζεται.
Ε: Η μεταφορική μου αναλαμβάνει τον εκτελωνισμό για μένα;
Ναί. Στην XMAE Logistics, αναλαμβάνουμε τον εκτελωνισμό τόσο στην προέλευση όσο και στον προορισμό ως μέρος της πλήρους-προσφοράς υπηρεσιών μας. Θα συνεργαστούμε με εκτελωνιστές για λογαριασμό σας για να διασφαλίσουμε ότι όλα θα πάνε ομαλά.
Ε: Μπορώ να χρησιμοποιήσω ψηφιακά έγγραφα αντί για αντίγραφα σε χαρτί;
Στις περισσότερες περιπτώσεις, ναι. Η πλειονότητα των αεροδρομίων δέχεται πλέον ψηφιακή τεκμηρίωση μέσω e-πυλών AWB και ηλεκτρονικών συστημάτων αρχειοθέτησης τελωνείου. Ωστόσο, να επιβεβαιώνετε πάντα συγκεκριμένες απαιτήσεις με τη χώρα προορισμού σας πριν από την αποστολή.
Ε: Τι συμβαίνει εάν η τεκμηρίωσή μου είναι εσφαλμένη;
Μπορείτε να περιμένετε τελωνειακές καθυστερήσεις, πιθανές χρεώσεις αποθήκευσης και πιθανώς ακόμη και πρόστιμα ή κατάσχεση φορτίου ανάλογα με τη σοβαρότητα του σφάλματος. Η αποστολή μπορεί να κρατηθεί μέχρι να παρασχεθεί η σωστή τεκμηρίωση.
Ε: Πότε πρέπει να επιλέξω τη στρατηγική Ocean By Air Freight αντί για την τυπική αεροπορική μεταφορά;
Συνιστούμε αυτήν την προσέγγιση για αποστολές-που είναι χρονικά ευαίσθητες αλλά δεν είναι κρίσιμες για αποστολή-. Εάν το φορτίο σας είναι πολύ μεγάλο για-οικονομικές αεροπορικές μεταφορές, αλλά εξακολουθεί να χρειάζεται να φτάσει γρηγορότερα από ό,τι επιτρέπουν τα τυπικά δρομολόγια των ωκεανών,Ωκεανός Αεροπορικώςστρατηγική μπορεί να είναι μια εξαιρετική εναλλακτική. Σας δίνει το πλεονέκτημα ταχύτητας της επιταχυνόμενης δρομολόγησης στον ωκεανό χωρίς την κορυφαία τιμή της πτήσης.
Είστε έτοιμοι να στείλετε πιο έξυπνα;
Είτε χρειάζεστε τυπικές αεροπορικές μεταφορές, ένα προσαρμοσμένο πακέτο τεκμηρίωσης ή εξοικονόμηση κόστους-Ωκεανός Αεροπορικώςστρατηγική για την επόμενη διεθνή αποστολή σας, σας καλύπτει η XMAE Logistics. Η ομάδα μας από πιστοποιημένους εμπειρογνώμονες μεταφοράς εμπορευμάτων είναι έτοιμη να χειριστεί τη γραφειοκρατία, ώστε να μην χρειάζεται.
Λάβετε τη δωρεάν προσφορά σας | Επικοινωνήστε με την ομάδα μας Air Freight | Καλέστε μας
